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Responsabilità sociale    Fornitori

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Pagina aggiornata al 23/11/2017 15:55:29

   
 

 

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Fornitori

Il Codice Etico del Gruppo prevede una specifica sezione dedicata alle relazioni con i fornitori, che devono essere orientate alla reciproca soddisfazione e improntate al rispetto dei principi di trasparenza,  eguaglianza, lealtà, correttezza e concorrenza. La Policy ambientale del Gruppo indirizza la gestione degli acquisti verso l’utilizzo di prodotti e servizi caratterizzati da un minor impatto ambientale lungo tutto il loro ciclo di vita e verso l’approvvigionamento, ove possibile, a livello locale, così da minimizzare le emissioni nocive generate dalle attività di trasporto.

 

La Direzione Acquisti di UBI Sistemi e Servizi presidia il ciclo degli acquisti per le società del Gruppo, in conformità con quanto indicato nel Regolamento delle Spese di Gruppo. Il Regolamento, a cui si attengono tutte le Società del Gruppo, disciplina i ruoli e le responsabilità degli attori coinvolti nel processo di gestione del budget e di assunzione delle spese e prevede una separazione di ruoli tra chi richiede la fornitura e autorizza i pagamenti, chi stipula il contratto e gestisce il rapporto negoziale con il fornitore e chi effettua la registrazione e il pagamento delle fatture.

 

Nel febbraio del 2015 è stato erogato al personale addetto agli acquisti (buyer) un intervento formativo in materia di Green Procurement

Selezione dei fornitori

I fornitori sono selezionati con cura rispetto a criteri di economicità, qualità del servizio e affidabilità tecnica, commerciale e finanziaria. Il Codice Etico prevede che, a parità di requisiti, sia data la preferenza a quei fornitori che dimostrano l’attuazione di buone prassi di responsabilità e/o il possesso di certificazioni sociali o ambientali. Il recepimento formale di questo indirizzo nella normativa interna che presidia la gestione degli acquisti è un obiettivo di miglioramento considerato anche nell’ambito dell’intervento formativo sopra citato. A garanzia dell’indipendenza dei fornitori, si cerca di evitare l’instaurazione di rapporti in esclusiva o caratterizzati da eccessiva dipendenza economica dal Gruppo (il fatturato di ogni singolo fornitore verso il Gruppo non deve  eccedere la soglia del 25% del suo fatturato totale).

    


Condizioni contrattuali e termini di pagamento

Le condizioni contrattuali e i termini di pagamento sono costantemente allineate alle normative vigenti e alle normali condizioni di mercato, sulla base di una ricorrente attività di verifica. Le forniture occasionali o di scarsa rilevanza economica e quelle giudicate non strategiche e non ad alto rischio operativo sono disciplinate da condizioni generali di contratto standard, mentre quelle ricorrenti, strategiche, ad alto rischio operativo o economicamente rilevanti contemplano clausole contrattuali specifiche.


 

Nel 2014 il Gruppo ha aderito al Codice Italiano Pagamenti Responsabili (CPR) promosso da Assolombarda. Le aziende che aderiscono al Codice si impegnano a rispettare i tempi e le modalità di pagamento pattuiti con i fornitori e, più in generale, a diffondere pratiche di pagamento efficienti, puntuali e rapide.


 

A tutti i fornitori è richiesto il pieno rispetto delle norme a tutela dei diritti dei lavoratori e in particolare dei contratti collettivi di lavoro della categoria di appartenenza, delle disposizioni in materia previdenziale, antinfortunistica e assicurativa e della normativa specifica sulla sicurezza e salute sul lavoro. In aggiunta, all’atto del conferimento dell’ordine ovvero della stipula del contratto,  a tutti i fornitori è richiesto il rispetto dei principi sanciti nel Codice Etico del Gruppo.

Le clausole standard di contratto prevedono la facoltà per UBI Sistemi e Servizi di verificare o far verificare da soggetti da essa incaricati - in qualsiasi momento e utilizzando le procedure di verifica ritenute più idonee - lo svolgimento e l’esecuzione della fornitura dei beni o della prestazione dei servizi e la conformità degli stessi alla normativa applicabile. Prevedono inoltre l’impegno per il fornitore a facilitare l’esercizio della facoltà di verifica, fornendo a UBI Sistemi e Servizi tutte le informazioni richieste, la documentazione, le scritture e/o gli atti per effettuare gli opportuni controlli.